De un equipo contable ahogado en trabajo manual a agentes de IA que el equipo supervisa.
- Industria
- Insumos agrícolas, importación y venta mayorista
- Cliente
- No revelado
- Equipo
- Departamento de contabilidad
- Duración
- 3 meses, en curso
- Rol
- Automatización con IA, de punta a punta
Un equipo contable ahogado en trabajo manual, y escéptico de la IA.
La empresa importa semillas, fertilizantes y otros insumos agrícolas y los vende al por mayor, solo a distribuidores autorizados. Su departamento de contabilidad dedicaba horas cada día a ingresar facturas de proveedores y semanas a la conciliación bancaria. Ya habían rechazado antes la automatización y la IA. Cuando la presión global les abrió la puerta, esperaban poco: sus propios intentos habían sido IA primero, lanzando todo a un modelo con pedidos mal planteados.
Antes y después.
Primero reglas, IA donde hace falta criterio
Los datos de cada factura salen del XML que el proveedor envía junto con la factura que presenta al SRI. La extracción, la captura y el almacenamiento siguen reglas estrictas. Lo difícil es asignar los productos variables de cada proveedor a categorías y cuentas contables válidas.
Las personas aprueban, el sistema escala
Cada asiento se revisa y se valida. Cuando algo falla o falta contexto, el sistema escala en lugar de adivinar. La observabilidad, la auditabilidad, la trazabilidad y la aprobación y supervisión humanas están integradas desde el inicio.
Aprender de la historia del propio equipo
En la conciliación bancaria trabajan juntos lógica determinística y Claude, comparando cada mes el estado bancario contra los libros. Claude aprendió de seis meses de conciliaciones pasadas cómo opera este equipo, qué errores son comunes y qué patrones se repiten.
Un inventario, no solo un cruce
El resultado es un inventario exhaustivo y detallado: anomalías, fallos, errores y movimientos sin registrar, cada uno con posibles causas y acciones sugeridas. El equipo decide; el sistema hace la búsqueda.
Ingreso de facturas de proveedores
Conciliación bancaria mensual
Barras a escala usando el máximo de cada rango y jornadas de 8 horas.
Facturas: de horas a minutos
El ingreso de facturas de proveedores pasó de 2 a 4 horas diarias a 15 a 30 minutos como máximo, con personas que siguen aprobando cada asiento.
Conciliación: de dos semanas a cuatro horas
La conciliación bancaria mensual les tomaba dos semanas a dos personas. Ahora toma 4 horas.
De escépticos al siguiente proyecto
El equipo que antes rechazó la IA ahora lleva el mismo enfoque a la conciliación de las 8 tarjetas de crédito autorizadas de la empresa.